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Al Comune di Cervia lo smart working da soluzione di emergenza diventa un modello organizzativo strutturato

Con il progetto CerviaSMART il Comune di Cervia ha avviato un progetto di trasformazione organizzativa che porta lo smart working ad essere ordinaria modalità di lavoro

Aprile 2020: siamo nel pieno dell’emergenza legata alla pandemia da COVID-19 e lo smart working è stato introdotto da un mese con DPCM del Presidente del Consiglio come modalità di lavoro ordinaria per gli operatori della Pubblica Amministrazione. La Regione Emilia-Romagna, conscia che il tema del lavoro agile diventerà nei mesi a venire elemento caratterizzante le modalità operative del Pubblico, in particolare degli Enti Locali, mette a bando 2 milioni di Euro per l’avvio ed il consolidamento dei progetti di Smart Working destinati agli Enti Locali della Regione.

Il Comune di Cervia non perde l’occasione e presenta un suo progetto partendo da un presupposto molto chiaro: “Il punto di partenza”dichiara Romina Gorini, dipendente del Servizio Risorse Umane del Comune ravennate e responsabile del progetto CerviaSMART“è stata la presa di coscienza che indietro non si sarebbe tornati, quindi non rimaneva che guardare avanti e cercare di partire proprio da ciò che si stava vivendo nella fase di emergenza, cercando di non buttare via quello che la situazione aveva, per forza di cose, portato nelle nostre vite, nel nostro Ente e nel nostro modo di lavorare”.

Nasce così il progetto CerviaSMART, articolato in 3 macro-attività:

  • parte organizzativa, finalizzata a definire il piano di progetto per l’adozione e il consolidamento dello Smart Working come modalità organizzativa di lavoro;
  • parte formativa, finalizzata a definire un percorso educativo destinato a dipendenti e figure apicali;
  • parte tecnologica, per pianificare l’adeguamento tecnologico ed implementare le prime misure di sviluppo.

Un progetto “inclusivo”, considerando che tutto il personale ha partecipato attivamente e che è sempre stato informato in merito ai suoi sviluppi allo scopo preciso di far conoscere la nuova modalità di svolgimento del lavoro e trasmettere a tutti sin da subito la nuova filosofia ed organizzazione del lavoro.

Per “dare gambe” operative a questo ambizioso ed importante progetto (che nel frattempo viene finanziato al 70% con i fondi regionali cui si accennava in precedenza) entra in gioco il Supporto Organizzativo del Gruppo Maggioli, che si aggiudica, a seguito procedura comparativa, il servizio integrato di supporto metodologico-operativo per l’attuazione del progetto.

Il contributo del Gruppo Maggioli si concentra soprattutto nei seguenti punti:

  • Indagare il punto di vista dei dipendenti rispetto ai punti di forza e di debolezza della modalità di lavoro agile esperita (pre-COVID e in-COVID) mediante un’analisi SWOT;
  • Verificare il clima interno all’Ente al fine di comprendere le dinamiche interne all’Amministrazione e la predisposizione al cambiamento organizzativo e soprattutto culturale;
  • Raccogliere i fabbisogni formativi dei dipendenti strettamente legati alle tematiche dello smart working al fine anche di integrare gli ambiti del piano formativo che si contribuirà a redigere;
  • Supportare il gruppo di lavoro interno al Comune di Cervia attraverso un affiancamento operativo ed un piano di sviluppo.

Vengono quindi redatte una serie di relazioni come output operativo delle singole fasi (in particolare l’analisi SWOT e l’analisi di clima, curate dagli esperti del Gruppo Maggioli Giuseppe Negro e Andrea Galli) che fanno emergere non solo come l’esperienza fatta durante i mesi di emergenza stia restituendo una immagine fortemente distorta dello smart working e lontana dal suo vero significato, ma anche che i dipendenti stanno affrontando questa nuova modalità organizzativa senza una adeguata formazione, sia rispetto alle competenze “soft” (competenze gestionali e relazionali, basti solo pensare al passaggio dalla “logica del cartellino” a quella  degli “obiettivi”), che digitali, ovvero legate all’utilizzo dei nuovi strumenti di comunicazione, condivisione o degli stessi software gestionali utilizzati nel quotidiano, il cui utilizzo al di fuori dell’ufficio fa emergere tutte quelle  situazioni che è possibile definire “di parziale digitalizzazione”, ovvero la mancata trasformazione in digitale delle procedure operative.

Si consolida quindi ulteriormente nel gruppo di lavoro interno al Comune (appositamente costituito per supportare il progetto CerviaSMART nei vari ambiti e tematiche coinvolte e composto da due risorse del Servizio Risorse Umane, dal Responsabile dei Servizi Informatici, da due risorse del Controllo di Gestione, dal responsabile del servizio di progettazione e manutenzione fabbricati, da un rappresentante del CUG Comitato Unico di Garanzia, dal referente tecnico interno nell’ambito del Servizio di Prevenzione e Protezione negli ambienti di lavoro ) l’idea che il passaggio allo smart working sia “culturale e manageriale, prima ancora che organizzativo”, citando le parole di Francesca Focaccia, Responsabile del Servizio Risorse Umane. Viene quindi chiesto a Maggioli di organizzare un primo percorso formativo sulle soft skills ovviamente “tagliate” sullo smart working.

Dopo l’estate fa inoltre la sua “comparsa” il P.O.L.A., il Piano Organizzativo del Lavoro Agile: ogni  amministrazione deve redigere il proprio entro il 31 gennaio di ciascun anno quale sezione del Piano della performance. Il P.O.L.A., secondo la definizione che ne dà il Dipartimento della Funzione Pubblica, “definisce le misure organizzative, i requisiti tecnologici, i percorsi formativi del personale, anche dirigenziale, e gli strumenti di rilevazione e di verifica periodica dei risultati conseguiti”.

Si tratta di un ulteriore cambio di passo all’interno del progetto CerviaSMART: il gruppo di lavoro non considera il P.O.L.A. come un semplice adempimento cui rispondere ma vede in tale opportunità l’occasione per fare una analisi più approfondita della propria organizzazione, anche ai fini di una riorganizzazione interna. Nel giro di tre settimane, dopo una rilevazione di dati ed informazioni fatta su ogni dipendente dell’Ente dal consulente della Maggioli, viene redatta e consegnata all’Ente una relazione dettagliata contenente – per ogni Servizio dell’Ente – un’analisi dell’effort di risorse destinate alle attività di ogni ufficio, analisi dei tempi medi per unità di prodotto, benchmark e parametrizzazioni rispetto a realtà similari, quantificazione ponderata al singolo dipendente dell’attività effettivamente svolgibile in smart working, analisi degli sprechi di processo ai fini dell’individuazione degli ambiti in cui intervenire al fine del miglioramento dell’efficienza.

Rispetto all’analisi organizzativa effettuata ed alla relazione consegnata, la dottoressa Francesca Focaccia, responsabile del Servizio Risorse Umane dice: “Con il supporto di Maggioli, si è intrapreso un percorso integrato di azioni finalizzato all’introduzione, in via strutturale, dello smart working quale nuovo concetto di lavoro, non più legato alla presenza fine a se stessa ma al raggiungimento degli obiettivi. I dati e le informazioni raccolti attraverso diversi step (in primis, mappatura del “grado di innovazione” delle attività di tutti i servizi, indagine sui fabbisogni personali dei dipendenti, rilevazione multidimensionale sulla distribuzione del tempo lavoro e sui livelli di competenza) sono stati aggregati e rielaborati in una completa e dettagliata analisi della struttura organizzativa che ha permesso di delineare con maggiore precisione il piano di implementazione dello smart working, formalizzato nel POLA - Piano Organizzativo del Lavoro Agile - che la Giunta comunale ha approvato il 23/02/2021. Riteniamo che il coinvolgimento di tutti i dipendenti, in una logica bottom-up, sia stata una mossa vincente, che ha impresso notevole valore aggiunto all’iniziativa nel suo complesso considerata. Va da sé che la scelta di aver affidato il supporto per l’implementazione e gestione dei vari “anelli” della catena ad un unico soggetto, Maggioli, ha permesso di avere un prodotto integrato e completo, oltre che di avvalersi di uno staff di lavoro preparato e competente, con la presenza di un coordinatore di progetto, Francesco Beccari, che ci ha seguiti per tutto il percorso ed è stato punto di riferimento per ogni dubbio o problema che, inevitabilmente, abbiamo incontrato e affrontato durante il percorso”.

Concludendo quindi, è possibile affermare con ragionevole certezza che con CerviaSMART sia è di fronte ad una importante iniziativa di progettazione ed implementazione dello smart working, in cui tutte le componenti sono state prese in considerazione: organizzazione, formazione e digitalizzazione. Ciò che non deve essere invece fatto è considerare i risultati di CerviaSMART come un punto di arrivo: lo smart working va ora consolidato, affinato, calato e “tagliato” ancor più sulla realtà di Cervia e reso una naturale modalità lavorativa a disposizione dei dipendenti dell’Ente.

“Per far fronte all’emergenza sanitaria, durante il lockdown dichiara il vicesindaco Gabriele Armuzzi, che ha delega alle Risorse Umane del Comune di Cerviasiamo stati costretti all’improvviso a riorganizzare il nostro assetto lavorativo per continuare a garantire i servizi alla città pur nel rispetto delle normative in vigore. Nei mesi successivi, anche grazie al finanziamento della Regione, abbiamo avuto l’occasione di potenziare il percorso intrapreso sul lavoro agile, dal punto di vista della riorganizzazione del la voro, fondata sulla responsabilizzazione dei dipendenti e sul rapporto di fiducia con l’ente. Le risorse sono state investite sulla formazione, per generare nuovi valori e competenze, sul potenziamento degli strumenti tecnologici e sulla sicurezza informatica, oltre che sulla consulenza di esperti come Maggioli che ci ha supportato nel disegnare un’organizzazione più moderna e proiettata verso il futuro, con l’obiettivo sempre di migliorare e velocizzare il nostro lavoro al servizio della città”.

Gabriele Armuzzi
Vicesindaco del Comune di Cervia con delega a Bilancio, Organismi partecipati, Affari generali, Affari legali, Personale, Saline, Caccia e Pesca, Identità e tradizioni

Francesca Focaccia
Responsabile Servizio Risorse Umane del Comune di Cervia

08 luglio 2021
Posted: 08/07/2021 12:03:03 by | with 0 comments

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