I servizi di Conservazione Digitale rientrano tra le attività di Gestione Documentale che consentono di organizzare e valorizzare il patrimonio informativo e documentale delle Pubbliche Amministrazioni, di Enti Culturali ed Archivistici, di Professionisti e Aziende di ogni dimensione.

Realizziamo servizi integrati e verticali per un Full Outsourcing dei processi documentali, usando le più evolute tecnologie web based, in conformità alle specifiche tecniche della normativa. Il servizio di Conservazione Digitale si basa su un insieme di regole tecniche e normative che consentono di congelare e mantenere nel tempo lo stato, il valore e la validità dei documenti informatici trasmessi, garantendo l’adempimento agli obblighi di legge ed il valore fiscale o probatorio degli stessi.

Maggioli Spa è stato conservatore accreditato AgID dal 2015 al 2022 ed ha ricevuto dall’Ente internazionale DNV GL la certificazione Accredia per i servizi di conservazione dei documenti informatici. In seguito alle modifiche normative Maggioli spa dal 2022 è un Conservatore Qualificato iscritto al marketplace di AgID per la Conservazione dei Documenti Informatici.

La conservazione dei documenti informatici è applicabile ad ogni fascicolo o documento informatico e consente di allegare ulteriori annotazioni, firme e metadati, come: Registri e Libri (Libro giornale, LUL, registrazioni di protocollo, registri contabili); Documenti Fiscali (Fatture elettroniche, notifiche SDI, distinte, ordinativi); Dichiarazioni e Atti (Delibere, Determinazioni, Verbali); Pratiche e Fascicoli (SUAP, SUE); Comunicazioni (PEC, e-mail, circolari, informative); Documentazione generica (protocollata o meno); Interi titolari di classificazione, adottando il piano di classificazione del cliente (Delibere, Decreti, Ordinanze, Fatture Elettroniche, Contratti).

Attivando un processo di Conservazione Digitale gli archivi (che per legge vanno composti e tenuti per anni) possono essere creati utilizzando i documenti informatici prodotti dal sistema gestionale.