Covid-19: soluzioni digitali per Enti locali

Questo momento delicato, dettato dall’emergenza Covid19, rappresenta per gli Enti Locali non solo un periodo di particolare difficoltà ma anche una sfida alla diffusione della digitalizzazione delle attività; siamo certi che nei prossimi tempi assisteremo ad una accelerazione dei processi che permetteranno loro di fare un grande passo in avanti nei servizi offerti a cittadini ed imprese.

Per un player di riferimento nel mercato dell’ICT Information e Communication Technology, come il Gruppo Maggioli, con soluzioni digitali basate su avanzate tecnologie, anche un momento di particolare preoccupazione contribuisce a stimolare lo sviluppo di nuovi servizi, creati proprio per venire incontro alle contingenti esigenze della Pubblica Amministrazione.

Uno degli aspetti più importanti derivanti dall’emergenza sanitaria, e che ha avuto una ricaduta sulle attività dell’Ente Pubblico, è come gestire il Comune in modalità ‘smart-working’, cioè direttamente da casa. Per rendere ciò possibile è attivo il nuovo servizio Sicr@web Agile che consente l’accesso da postazioni remote alla suite Sicr@web (la completa suite di Maggioli Informatica che soddisfa le esigenze delle Amministrazioni Locali che hanno come obiettivo l’efficienza di gestione, l’evoluzione dei processi, la diffusione dei nuovi servizi a cittadini e imprese, l’immagine e la qualità dell’istituzione pubblica). Senza apportare specifiche modifiche alla propria infrastruttura informatica, l’attivazione di Sicr@web Agile consente di operare anche da remoto, come essere in ufficio.

Ovviamente una riorganizzazione del lavoro in modalità smart-working necessita anche di un supporto ‘consulenziale’ nella riorganizzazione dei processi e delle attività. A questo specifico obiettivo risponde il nuovo ‘Servizio di supporto organizzativo allo smart-working della Pubblica Amministrazione pensato per reingegnerizzare, in maniera più snella ed efficace, i procedimenti strettamente connessi all’attivazione del ‘lavoro da casa’. Sono molteplici gli obiettivi: definire le attività e le funzioni che sono compatibili con lo smart working; verificare l’adeguatezza tecnologica degli strumenti e delle infrastrutture degli enti; definire i livelli di priorità con cui attivare lo smart working (dipendenti, attività, necessità ed adeguatezza di strumenti tecnologici ecc.); creare un iter standard per l’attivazione, modifica, cessazione della modalità lavorativa in smart working, con redazione degli atti standard conseguenti. Questo nuovo servizio completa la gamma dei servizi in materia di Transizione al Digitale offerti dal Gruppo come il supporto nell’implementazione dei servizi in cloud o la reingegnerizzazione dei processi.

Per gestire e regolamentare la presenza/assenza dei dipendenti pubblici che sono impossibilitati ad accedere al lavoro presso i propri uffici (sempre a causa delle disposizioni derivanti dall’emergenza sanitaria), il software JPERS-Presenze, dedicato ai Responsabili degli Uffici Personale degli Enti Locali, aiuta ad affrontare queste problematiche proprio in questo particolare momento di emergenza sanitaria che ha una ricaduta sulla gestione dei dipendenti della PA. Il nuovo servizio “gestione presenze/assenze” permette una corretta fruizione e calcolo dei congedi parentali, Legge 104, attività di smart working. L’obiettivo del servizio è mirato a fornire supporto per configurare il set di parametri necessari a soddisfare quanto richiesto dal Decreto per l’aggiornamento di base della procedura di rilevazione presenze/assenze, per il conteggio delle giornate lavorate e lavorabili, per l’estrazione dei dati per il calcolo del premio ai lavoratori dipendenti e per l’attivazione della gestione dello straordinario Covid-19 per la Polizia locale.

Le norme recenti sulla limitazione agli spostamenti delle persone – sempre a causa del Covid-19 – non permettono ai cittadini di recarsi presso gli Uffici dell’Ente per presentare richieste o domande per le proprie esigenze personali o per le attività professionali. Come fare, quindi? Ecco perchè sono sempre di più i Comuni che attivano lo Sportello Telematico Polifunzionale che affianca il sito istituzionale dell’Ente e consente agli utenti di compilare online, in modo guidato e con semplicità i moduli digitali, firmarli dove necessario, integrarli con gli allegati richiesti e trasmetterli agli uffici competenti. Per Sportello Telematico Polifunzionale si intende tutto il mondo dei procedimenti/istanze messi a disposizione di cittadini/imprese, compresi anche i procedimenti del SUAP e SUE. La parte di front-office dello Sportello Telematico è integrata con la componente pratiche di Sicr@web per consentire la gestione del procedimento all’interno della suite.

I Comuni Italiani hanno recentemente ricevuto fondi per 400 milioni di euro al fine di comprare immediatamente beni di prima necessità e distribuirli tramite le associazioni di volontariato agli indigenti che non hanno altro sostegno pubblico. Nell’era della digitalizzazione dei processi, anche questo procedimento può essere gestito in maniera rapida ed efficiente attraverso software e applicazioni online che semplificano la vita del singolo cittadino e, contestualmente, fanno risparmiare tempo nell’accesso ai principali servizi pubblici. I Comuni di Alghero, Rende, Messina e Pescara sono solo alcuni dei tanti Comuni che hanno attivato la piattaforma online SIVoucher, integrata anche con l’App Municipium, che consente al Comune di gestire il processo di erogazione dei “buoni spesa” digitalizzando completamente l’iter. In pochi semplici click, senza “appesantire” il lavoro degli operatori del Comune, infatti è il sistema che gestisce tutto in modalità automatica. I cittadini richiedenti presentano all’Ente domanda online o tramite l’App Municipium da smartphone; il Comune analizza le domande per poi stabilire ed erogare, tramite un “codice univoco” (voucher elettronico), la quota assegnata ad ogni beneficiario, rimborsando contestualmente le attività commerciali accreditate in base alla rendicontazione messa a disposizione dal sistema.

In questo particolare momento di emergenza non rappresenta neppure più un problema la notifica dei verbali di violazione al Codice della Strada senza necessità di un contatto fisico con i contravventori. Concilia Service Pec è il servizio che garantisce in tempi certi, rapidi e senza spese di notifica, la notifica dei verbali. Concilia Service Pec è integrato in Concilia Service, il servizio completo per l’esternalizzazione digitale della gestione delle violazioni al Codice della Strada ed extra Codice della Strada, che permette di gestire in modo automatizzato tutte le fasi.

In questo particolare momento, gli Enti possono digitalizzare anche ai procedimenti amministrativo contabili. Grazie al software di contabilità J-Serfin si possono liquidare digitalmente le fatture grazie ad un processo automatico che si attiva con l’arrivo dal Sistema di Interscambio (Sdi) della fattura elettronica e che accompagna l’operatore nelle varie fasi del ciclo passivo della spesa, a partire dall’accettazione/rifiuto della fattura fino alla sua liquidazione e pagamento. La digitalizzazione del processo ha ripercussioni positive non solo per l’Ufficio Ragioneria ma anche per tutti gli uffici dell’Ente che si occupano di liquidare le fatture.

Anche la gestione delle informazioni, dei documenti, dei processi e dei procedimenti amministrativi, rappresentano elementi essenziali per realizzare le novità contenute nelle leggi di riforma della Pubblica Amministrazione. Il Software J-Iride è il sistema informativo per la gestione e semplificazione dei flussi documentali e procedimenti amministrativi. Integrata con il software è attiva anche M.Desktop, l’App per collaborare da remoto ai processi amministrativi dell’Ente. M.Desktop consente la ricerca e la visualizzazione dei documenti presenti sul repository della Suite Sicr@web e permette di visualizzare tutti i documenti sottoposti alla propria firma e di firmarli singolarmente o in modalità massiva tramite la firma remota. L’App M.Desktop mostra in modo proattivo le attività che l’utente deve intraprendere e le relative funzionalità per fare avanzare il processo e, una volta ultimato il proprio compito, questo prosegue senza richiedere all’utente di dover conoscere l’intero gestionale.