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Comune di Grosseto: una buona gestione parte dall’analisi dell’organizzazione

Il Segretario Generale del Comune di Grosseto, Dott. Luca Canessa, afferma che: “Risulta fondamentale avere un lavoro di analisi dell’organizzazione, sia per gli Amministratori sia per chi deve ricoprire un ruolo manageriale e gestionale”.

Il servizio di Supporto Organizzativo agli Enti Locali del Gruppo Maggioli ha ricevuto l’incarico di analizzare l’organizzazione del Comune di Grosseto e di restituire all’Ente una fotografia degli elementi positivi ma soprattutto di quelli critici, proposte di miglioramento organizzativo dei servizi nonché l’ipotesi di una nuova macrostruttura che potesse rispondere in maniera più efficiente, innovativa e adeguata al contesto in cui si trova attualmente (importanza della digitalizzazione, strategie organizzative legate al PNRR, pensionamenti e possibilità di assunzioni).

Il lavoro dei consulenti del Gruppo Maggioli si è basato sul coinvolgimento di tutti i dipendenti (ogni dipendente dei quasi 500 dell’Ente ha compilato una scheda di rilevazione delle proprie attività) e per far questo è stato fondamentale – come in tutti i progetti di questo tipo – il supporto di una figura operativa di riferimento interna all’Ente che potesse fare da raccordo tra il Gruppo Maggioli e la struttura, nel caso specifico la Dott.sa Isa Grotti, Responsabile del Servizio Coordinamento e Organizzazione. Da evidenziare inoltre che, oltre al personale, la restituzione del lavoro è stata fatta anche alle organizzazioni sindacali, proprio a sottolinearne il carattere di trasparenza, coinvolgimento e confronto che progetti come questo necessariamente comportano.

Per raccontare gli elementi distintivi del progetto abbiamo rivolto alcune domande direttamente al Segretario Generale del Comune di Grosseto, Dott. Luca Canessa, facendo però un’importante premessa: il Comune di Grosseto infatti tra inizio 2020 e fine 2021 ha vissuto due momenti molto importanti, sia in termini di  organizzazione interna che dal punto di vista politico, il primo dei quali è stato, a marzo 2020, l’insediamento del Dott. Canessa, mentre ad ottobre 2021 si sono svolte le elezioni Amministrative per il rinnovo della Giunta e del Consiglio e che hanno visto la rielezione del Sindaco uscente.

Anche se all’apparenza sono passati quasi due anni tra un evento e l’altro, la pandemia scoppiata proprio a marzo 2020 ha sostanzialmente rallentato l’attività ordinaria degli Enti Locali, concentrando – inevitabilmente – tutte le forze nella gestione straordinaria dell’emergenza da COVID-19: per questo motivo il Segretario Generale, appena insediato, ha necessariamente dedicato i primi mesi del suo impegno nel gestire questa fase.
Ad emergenza “acuta” passata (più o meno relativamente...) e soprattutto con le elezioni amministrative all’orizzonte si è profilata però la necessità per il Segretario Generale di operare un’importante e profonda analisi della struttura organizzativa al fine di poterla “orientare” in tempi brevi e da subito alla realizzazione degli obiettivi politici che avrebbe espresso l’Amministrazione che sarebbe uscita dalle urne in ottobre 2021.

Dottor Canessa, da dove nasce l’esigenza di un’analisi di questo tipo e per quale motivo ha scelto di affidarsi ad un soggetto esterno all’Ente?
La necessità di un’analisi organizzativa nasce dal fatto che generalmente gli Enti Locali non hanno chiara la ragione per cui la propria organizzazione è costruita in tal modo ed i dipendenti assegnati ai settori o ai servizi: si lavora per prassi e quindi sostanzialmente chi arriva a ricoprire un ruolo manageriale come il mio non conosce nel dettaglio qual è la ripartizione dei carichi di lavoro, quali sono i processi all’interno dell’Ente, che peso hanno tali processi, quale valore ha un processo rispetto ad un altro. Ecco che quindi, per avere un supporto alle proprie decisioni organizzative, è necessario secondo me effettuare un lavoro di analisi che assume, in questa ottica, un valore molto importante. Ed è importante che venga affidato ad un soggetto esterno perché altrimenti qualsiasi analisi e valutazione di un soggetto decisore interno può essere accusato di parzialità, anche in buona fede, nel senso che ognuno di noi magari si è già fatto un’idea e quindi ha già una valutazione di massima, la quale valutazione però non è supportata da dati numerici e da un approccio
scientifico nella lettura di tali dati. Affidarla ad un soggetto esterno significa invece riconoscere a quel soggetto l’affidabilità ed il ruolo appunto di soggetto “terzo”, che svolge un’analisi in modo asettico rispetto a chi invece vive da dentro quella organizzazione.

Cosa si aspettava dal lavoro di supporto organizzativo che avete affidato al Gruppo Maggioli?
Mi aspettavo esattamente quello che per fortuna ho ricevuto. Nel senso che mi aspettavo un importante lavoro di analisi che mi permettesse anzitutto di capire all’interno dell’Ente qual era la ripartizione dei carichi di lavoro, ma non soltanto limitata ad una quantificazione meramente numerica, ma con un’importante analisi dei processi interni, della qualità di questi processi. Poi volevo che questo lavoro derivasse dal coinvolgimento anche del personale, in modo che in realtà l’analisi fosse basata anche sul supporto della stessa struttura interna. Ecco che allora mi attendevo un lavoro che non fosse meramente basato su numeri freddi e su una restituzione di una lunga relazione ma che in realtà mi permettesse di esaminare l’organizzazione, di averne alcune chiavi di lettura in relazione anche agli obiettivi dell’Amministrazione. 

Segretario, ci faccia capire meglio un aspetto importante del processo, ovvero la restituzione finale del lavoro a lei: come avete gestito questa fase? Avete ricevuto la relazione, l’avete letta ed avete tratto le vostre conclusioni oppure c’è stata una illustrazione puntuale di tutto il contenuto cui sono seguiti confronti sulle soluzioni proposte, scambi di vedute tra lei ed il consulente ecc.?
Direi che anche questo è stato un aspetto importante del lavoro, probabilmente dovuto sicuramente alle aspettative che io avevo e poi anche al valore del consulente. Mi spiego: c’è stata un’ampia illustrazione
del lavoro svolto, del metodo utilizzato e c’è stato un fortissimo confronto, fatto di più incontri, sia telefonici che in presenza, proprio perché non volevo che fosse un lavoro di restituzione basato, come detto prima, su numeri e tabelle messi dentro ad una relazione, bensì volevo che fosse anche frutto di un contraddittorio tra chi come me sta vivendo dall’interno l’organizzazione e chi invece – cioè il consulente – l’aveva visionata dall’esterno.
E quindi la restituzione del lavoro finale, diciamo meglio, la relazione finale è stata per trequarti frutto  sicuramente del lavoro di analisi del consulente e per un quarto frutto di un forte confronto. Confronto che
non ho mai voluto che fosse ridotto ad un contraddittorio basato sul “ho ragione io” o “ha ragione il consulente”,
bensì si contraddistinguesse per una dialettica che alla fine ha portato ad un risultato frutto sì di un soggetto terzo ma obiettivamente da me condiviso.

Secondo lei, per una Amministrazione Locale o una Pubblica Amministrazione in generale, qual è il valore aggiunto che un’attività di analisi organizzativa può dare ad un Amministratore e/o ad una figura - potremmo dire - manageriale come la sua?
Io credo che sia fondamentale. Mi spiego: la mia opinione è che molte Pubbliche Amministrazioni non abbiano
ancora capito che se non si esamina la propria struttura interna e la propria organizzazione come uno dei primi atti di ingresso in un Ente Pubblico e ancor più in un Ente Locale, il lavoro nell’80% dei casi parte male, perché sarà soltanto un ereditare prassi precedenti di cui non conosciamo il valore positivo o negativo, ovvero sarà semplicemente un lavoro di reazione alla precedente Amministrazione e quindi presumibilmente sbagliato perché basato su pregiudizi non scientifici. Quindi risulta per me fondamentale avere un lavoro di analisi dell’organizzazione, sia per gli Amministratori che per chi deve ricoprire un ruolo manageriale, gestionale. Il lavoro importante poi ritengo anche sia quello di saper leggere queste analisi, di farne un patrimonio a supporto delle proprie scelte politiche e manageriali e pertanto credo sia essenziale ripeterlo “n” volte, per “n”  organizzazioni che ci si trova a dover gestire.

Dottor Canessa, un’ultima domanda: consiglierebbe questa attività di analisi solo in situazioni particolari come quella in cui si è trovato Lei o ritiene opportuno verificare più o meno periodicamente l’organizzazione dell’Ente?
Mi riallaccio a quanto detto prima: io credo che sia un lavoro da fare periodicamente. Periodicamente perché intanto non deve derivare da una situazione di emergenza bensì, lo ripeto, da un processo che dovrebbe
essere considerato come presupposto fondamentale nelle scelte organizzative di un Ente. Detto questo è chiaro che, periodicamente, dopo qualche anno - potrei pensare ogni 5-6 anni – questo lavoro vada poi rifatto perché naturalmente è chiaro che nell’organizzazione successiva (o in generale nella vita di una organizzazione) vi sono delle varianti esogene che condizionano le scelte organizzative: gli obiettivi politici di una amministrazione, l’ingresso di un dipendente anziché un altro, il tasso di pensionamenti, una politica assunzionale spinta verso un obiettivo anziché un altro. In altre parole, ci sono una serie di varianti che condizionano poi nel corso degli anni l’analisi e le scelte decisionali che da essa derivate e quindi,  assolutamente, credo che periodicamente vada rifatta.

01 settembre 2022
Posted: 01/09/2022 14:41:28 by | with 0 comments

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