Bergamo, la “Città dei Mille”, è ormai riconosciuta come smart city e si distingue sempre più anche per l’uso avanzato dell’intelligenza artificiale.
A confermarlo sono i primi dati sulla sperimentazione del software Sicraweb EVO, in uso da pochi mesi presso l’Ufficio Protocollo del Comune. Grazie a questo sistema, l’AI è oggi in grado di leggere, reindirizzare e archiviare istantaneamente circa 225.000 delle PEC inviate a Palafrizzoni. Si tratta del 50% del totale dei messaggi di posta certificata ricevuti dall’ufficio che, secondo le statistiche dell’Assessorato all’Innovazione e alla Semplificazione, ammontano a circa 450.000 unità annue.
In questo articolo riportiamo l’intervista a Giacomo Angeloni, Assessore alla sicurezza, innovazione e semplificazione del Comune di Bergamo, e a Paolo Maggioli, Presidente e AD dell’omonimo Gruppo.
L’incontro è curato da Andrea Pennacchioli, giornalista di LA7 TV.
- Andrea Pennacchioli: Assessore, ci racconti la genesi di questo “matrimonio” con il Gruppo Maggioli: com’è nato e per quale motivo?
Giacomo Angeloni: Credo che siamo vicini a festeggiare le “nozze d’argento” con il Gruppo Maggioli, poiché si tratta di un fornitore storico della nostra amministrazione. Il rapporto è iniziato nei primi anni 2000, quando l’azienda fornì al Comune il primo software per l’anagrafe. All’epoca, i registri venivano ancora compilati a mano con carta e penna; Maggioli è quindi un partner consolidato che oggi ci accompagna in questa nuova esperienza legata all’intelligenza artificiale. Oggi tutti parlano di AI, anche all’interno della Pubblica Amministrazione — se ne è discusso moltissimo anche durante gli ultimi tre giorni in sede Anci — ma noi volevamo presentare un caso d’uso concreto. Il Comune di Bergamo dispone di un servizio fondamentale, sebbene poco visibile ai cittadini: il Protocollo Generale. In una città di 125.000 abitanti, questo ufficio registra circa 150.000 PEC all’anno. Finora, avevamo cinque persone dedicate esclusivamente a questa attività per 35 ore a settimana. Parliamo solo di PEC, escludendo tutte le altre email ordinarie gestite dalle singole segreterie. Grazie al progetto sviluppato con il Gruppo Maggioli, oggi utilizziamo l’intelligenza artificiale per supportare la protocollazione: i primi mesi di sperimentazione ci hanno già permesso di risparmiare il 50% del tempo precedentemente richiesto alle nostre risorse umane. È un’innovazione davvero significativa per l’ente.
- Andrea Pennacchioli: Dottor Maggioli, come siamo arrivati a questo risultato?
Paolo Maggioli: Credo si tratti di un vero esempio di concretezza. Il punto centrale è proprio questo: in un momento in cui l’intelligenza artificiale è sulla bocca di tutti, è fondamentale calare il concetto nella realtà della Pubblica Amministrazione attraverso applicazioni pratiche. Siamo arrivati a questo traguardo conoscendo profondamente le necessità degli enti. Essendo fornitori della maggior parte dei comuni italiani, abbiamo imparato ad anticipare i bisogni e a costruire partnership durature, come quella con Bergamo. Queste collaborazioni ci permettono di capire come l’AI possa incidere in settori cruciali come la protocollazione, dove è impiegato un numero importante di dipendenti. L’impatto è diretto: migliora la velocità di risposta ai cittadini e permette di liberare risorse interne per altre attività.
- Andrea Pennacchioli: Quindi, liberare risorse per fare altro?
Paolo Maggioli: Esatto. Serve per dedicarsi a nuove attività e, allo stesso tempo, per mettersi al riparo dalle criticità legate al turnover del personale. Attualmente, le uscite nella Pubblica Amministrazione sono numerose e i nuovi ingressi non sono sufficienti a coprire tutto il carico di lavoro. L’intelligenza artificiale diventa quindi una risorsa essenziale per garantire la continuità dei servizi.
- Andrea Pennacchioli: Considerata la vostra vasta esperienza, avete riscontrato una certa diffidenza verso l’intelligenza artificiale?
Paolo Maggioli: Direi che siamo già entrati in una seconda fase. Se inizialmente c’era scetticismo, ora prevale la consapevolezza di una reale necessità. Si è capito che l’AI fa parte dell’evoluzione ed è fondamentale per il futuro di ogni area comunale: dai tributi al procurement, fino ai servizi demografici. Il nostro ruolo è agevolare questo percorso. Faccio un esempio pratico: protocollare con l’AI permette di eliminare l’errore umano, perché a macchina non conosce stanchezza. Un dipendente che deve protocollare, ad esempio, 600 PEC in un’ora può comprensibilmente commettere una svista, con conseguenti ricadute sul servizio al cittadino.
Giacomo Angeloni: Il tema del personale citato dal Dottor Maggioli è centrale. I Comuni hanno vincoli di spesa sempre più stretti e possono assumere meno personale; per questo dobbiamo ripensare l’organizzazione. Quando il progetto sarà a regime al 100%, ridurremo sicuramente il presidio umano al protocollo informatico, ma non ridurremo l’organico complessivo: cambieremo le funzioni dei dipendenti, spostandoli dove c’è più bisogno. Vi porto un esempio concreto: dal prossimo 3 agosto le carte d’identità cartacee non saranno più valide e verranno sostituite esclusivamente dalle CIE (elettroniche). Questo significa che il Comune di Bergamo dovrà gestire, nei prossimi nove mesi, circa 20.000 pratiche in più rispetto alla media annuale. Le persone che non saranno più impegnate nella protocollazione automatizzata delle PEC verranno quindi impiegate direttamente nel servizio ai cittadini per far fronte a questo picco di richieste.
- Andrea Pennacchioli: Dottor Maggioli, esiste un altro tipo di diffidenza legato alla sicurezza dei dati: cosa succede se un hacker dovesse colpire questi sistemi automatizzati?
Paolo Maggioli: Il tema della cybersecurity è fondamentale e impatta ormai ogni ambiente digitale. Sarà una sfida sempre più centrale, perché l’adozione dell’intelligenza artificiale richiede un rapporto di fiducia solidissimo. Abbiamo notato un cambio di paradigma: in passato, le innovazioni tecnologiche nascevano nel privato e arrivavano nella Pubblica Amministrazione con una lunga “onda di ritorno”. Oggi, invece, i grandi temi della tecnologia e della sicurezza colpiscono simultaneamente sia il settore pubblico che quello privato. È proprio per questo che è fondamentale permettere ai funzionari di abbandonare i compiti più ripetitivi per dedicarsi ad attività di maggior valore. Faccio l’ultimo esempio legato alla Polizia Locale: abbiamo dieci persone dedicate al data entry per le contravvenzioni. Tuttavia, oggi gli agenti usano i tablet e non c’è più bisogno di trascrivere i verbali cartacei. Fino a due anni fa spendevano migliaia di euro solo per stampare i blocchetti delle multe. Questo risparmio, generato dall’innovazione, ci consente oggi di rifinanziare nuovi investimenti tecnologici: le politiche di innovazione digitale diventano così autofinanziate perché producono efficienza.
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Questo articolo è tratto da Digital Innovation MAG 1/26
Casi di eccellenza, idee e progetti nella P.A.