Il progetto è stato realizzato nel blocco operatorio Trancanelli, che comprende due sezioni con diverse sale operative dedicate a vari ambiti di specializzazione (ginecologia, urologia, pediatria, urgenze, ecc.). L’obiettivo principale era incrementare l’efficienza del blocco operatorio, ridurre i costi operativi, ridurre le liste di attesa, il tutto sperimentando l’applicazione delle soluzioni lean in ambito ospedaliero. L’intervento è stato promosso dalla Scuola Umbra di Amministrazione Pubblica, che ha sottoposto alla Regione Umbria la realizzazione di questo progetto innovativo. La direzione sanitaria dell’Azienda ospedaliera di Perugia ha quindi accolto positivamente la proposta, candidandosi come struttura pilota.
Un team di lavoro composto da 17 persone, provenienti dall’ospedale e da altre strutture regionali, è stato formato per portare avanti il progetto sotto la guida degli esperti in lean organization della Maggioli. Il lavoro è stato articolato in diverse fasi: la fase di verifica di fattibilità ha incluso una serie di incontri formativi tra i consulenti, i responsabili della Scuola umbra e la direzione sanitaria dell’ospedale, al fine di selezionare l’ambito d’intervento e costituire il team di lavoro.
Successivamente, durante la fase di preparazione, i membri del team hanno ricevuto una formazione sulle logiche lean e hanno analizzato il flusso del valore all’interno del blocco operatorio, identificando varie aree critiche, come per esempio una scarsa ottimizzazione dei tempi in cui le sale non erano utilizzate, la mancanza di comunicazione tra i diversi ruoli e la programmazione inefficiente degli interventi. Nel corso della settimana di miglioramento rapido, il team ha svolto osservazioni dirette sul campo, identificando inefficienze e proponendo modifiche pratiche. Tra le soluzioni adottate, vi è stata l’attivazione di una sala operatoria aggiuntiva, riducendo al contempo le fasce orarie pomeridiane perridurre le insaturazioni delle sale e migliorare la gestione delle risorse.
È stato inoltre introdotto il ruolo di “ottimizzatore”, una figura incaricata di coordinare le diverse attività all’interno del blocco e monitorare il rispetto dei tempi di programmazione. È stato anche riorganizzato il personale infermieristico, passando da una gestione funzionale a una gestione basata sul processo, al fine di ottimizzare l’uso delle risorse. I risultati del progetto sono stati significativi: l’efficienza del blocco operatorio è aumentata, con un incremento del 12% delle ore di utilizzo delle sale operatorie e una maggiore capacità di interventi. L’introduzione di queste soluzioni ha anche consentito di ridurre i costi e di migliorare la qualità complessiva del lavoro, con un aumento delle competenze infermieristiche e una migliore gestione dei flussi di pazienti.
L’impegno ha portato a risparmi stimati, come quelli legati agli incentivi per garantire la continuità degli interventi e quelli derivanti dalla gestione ottimizzata delle sale operatorie. Il successo dell’iniziativa ha portato la Regione Umbria ad estendere il progetto della “Palestra del miglioramento rapido” ad altri ospedali della regione, come quelli di Terni, Foligno e Città di Castello.A seguito di questo, è stato creato un tavolo di lavoro regionali con esperti e professionisti per sviluppare ulteriormente l’organizzazione dei blocchi operatori verso l’eccellenza. Il progetto ha così avuto un impatto positivo non solo a livello locale, ma anche su scala regionale, contribuendo a un miglioramento complessivo dell’efficienza e della qualità dei servizi sanitari.
Conclusioni: il progetto ha avuto successo non solo nel migliorare l’efficienza del blocco operatorio di Perugia, ma anche nel promuovere un modello di miglioramento che è stato esteso ad altre strutture ospedaliere regionali, con l’adozione delle stesse soluzioni innovative.
Francesco Beccari
Consulente Senior Gruppo Maggioli
*** * *** * ***
Questo articolo è tratto da InformaticaMAG 5/24
Storie, idee e progetti di innovazione nella P.A.