Abbiamo intervistato la Dirigente del Servizio Organizzazione e Risorse Umane, Dottoressa Alessandra Neri e la Responsabile Posizione Organizzativa dell’Unità Sviluppo Organizzativo Dottoressa Elisa Tagliaferri.
Chi non ha vissuto su Marte negli ultimi 2 anni e mezzo circa, dovrebbe aver sentito abbondantemente parlare di adozione dello smart working e di Piano Integrato di Attività ed Organizzazione, più semplicemente detto P.I.A.O.. In entrambi i casi, per la Pubblica Amministrazione chi ha tenuto la regia di questi due importanti strumenti – peraltro vedremo legati tra loro – è stato il Dipartimento della Funzione Pubblica, che ha dapprima cercato di “regolare” lo smart working con un altro strumento (e quindi con un altro acronimo), il P.O.L.A. ovvero Piano Organizzativo del Lavoro Agile, salvo poi farlo confluire dentro al PIAO e dando comunque linee di indirizzo per la gestione dello smart working.
In questo caos, in cui lo smart working è passato dall’essere considerato una rivoluzione copernicana all’essere stigmatizzato come ulteriore fonte di inefficienza dei servizi per la Pubblica Amministrazione (“Bisogna tornare tutti a lavorare in presenza”) per finire poi dentro ad uno strumento di gestione ancora più articolato e di ancora più difficile comprensione. Ci sono amministrazioni che, in maniera quasi zen, astraendosi dai pregiudizi, dalle scadenze, dai proclami ad effetto del Dipartimento e dal caos normativo, hanno riflettuto su come poter salvare gli elementi positivi dello smart working e utilizzare al meglio la logica gestionale del PIAO (difficile da intravedere ad una lettura superficiale e non ragionata delle Linee Guida del Dipartimento).
Il caso del Comune di Forlì che ha realizzato la progettazione e organizzazione dello smart working e la redazione del PIAO
Si tratta di due importanti progetti strettamente legati tra loro. Con l’intervento dell’Area Supporto Organizzativo del Gruppo Maggioli, la Dirigente del Servizio Organizzazione e Risorse Umane, Dottoressa Alessandra Neri, e la Responsabile Posizione Organizzativa dell’Unità Sviluppo Organizzativo, Dottoressa Elisa Tagliaferri, hanno dato corso alla progettazione e all’organizzazione dello smart working per i dipendenti che ne fanno richiesta e alla redazione del PIAO per l’anno in corso.
Dottoressa Neri, ci dica subito quale è stata la molla che vi ha spinto a voler realizzare questi due progetti, in un momento di caos come questo.
L’esperienza maturata durante l’emergenza sanitaria in riferimento allo smart working ci ha permesso di rilevarne le potenzialità e al contempo l’esigenza di regolamentarne l’accesso e l’utilizzo secondo logiche organizzative integrate con i sistemi di controllo e misurazione della performance. Il PIAO invece costituisce il nuovo documento di programmazione la cui impostazione richiede necessariamente una revisione del processo di costruzione dei piani che vengono qui unificati secondo una logica di integrazione orizzontale e trasversale e non più settoriale (piano dei fabbisogni, piano anticorruzione, piano della performance, ecc).
Partiamo allora con ordine: per lo smart working ci risulta che Forlì avesse già precedenti pre-pandemia in materia di lavoro agile. Come avete fatto ad evolvere queste esperienze pregresse?
In passato il Comune di Forlì aveva sperimentato forme di telelavoro ed era già in programma l’introduzione di una nuova regolamentazione dello smart working. L’urgenza dettata dalla pandemia ci ha imposto di adottare una disciplina emergenziale transitoria applicata fino a dicembre 2021. Nel frattempo con la collaborazione dei dirigenti e con il supporto tecnico di Maggioli abbiamo presentato alla Giunta Comunale il testo del nuovo Regolamento dello smart working che è stato approvato il 3 novembre 2021.
Dottoressa Tagliaferri, dal punto di vista operativo quale ruolo ha avuto il Gruppo Maggioli in questo progetto?
Premetto che nel 2020 con la collaborazione di Maggioli abbiamo realizzato una mappatura delle attività svolte da tutte le Unità organizzative di cui si compone la struttura dell’ente, finalizzata alla revisione della macrostruttura dei Servizi per la Pubblica Amministrazione online. Abbiamo ritenuto funzionale utilizzare i dati ivi raccolti per individuare le attività compatibili con il lavoro a distanza e quindi implementare le schede progetto di smart working. In questo senso da Maggioli abbiamo acquisito un ulteriore supporto tecnico, fornendo ai Dirigenti incontri di coaching individuali per la prima redazione delle schede, con particolare riferimento alla quantificazione degli output attesi superando pertanto la logica della “timbratura del cartellino” per giungere alla misurazione dei risultati ottenuti durante la realizzazione del progetto di smart working.
Quindi, ricapitolando: prima un regolamento sullo smart working, poi una scheda che tutti coloro che scelgono di fare smart working devono trasformare in un progetto individuale approvato dal proprio Dirigente e infine il lavoro di puntuale definizione di obiettivi, indicatori e frequenza di verifica dei risultati. Come è stata accolta dai dipendenti – Dirigenti e collaboratori – questa modalità “scientifica”, quasi ingegneristica, di valutare il lavoro?
Non è stato facile spiegare ai lavoratori la necessità di superare l’impostazione adottata durante l’emergenza, per questo abbiamo dedicato molto tempo ad incontri informativi e focus in sottogruppi. I Dirigenti ci hanno seguito ed hanno ben compreso le opportunità sottese al progetto. In diversi casi infatti l’implementazione delle schede ha permesso di individuare aree di miglioramento riferibili alla digitalizzazione e alla semplificazione dei processi, nonché di definire indicatori di outcome che permetteranno di misurare l’impatto organizzativo - ambientale del lavoro agile.
C’è qualche dato importante che ci volete dare rispetto a questo progetto? E qualche reazione o commento da parte dei dipendenti? Sia in termini positivi che negativi, ovviamente.
Al momento abbiamo 113 lavoratori in smart working attivi da aprile 2022 (su oltre 700 dipendenti, comprensivi di personale educativo e di vigilanza), che consideriamo gli sperimentatori del nuovo sistema e che coinvolgeremo in attività di monitoraggio per individuare, anche tramite il PIAO, aree di miglioramento soprattutto in riferimento alle soluzioni digitali Pubblica Amministrazione. Da una prima verifica effettuata abbiamo ricevuto riscontri positivi da parte dei dipendenti, che hanno riconosciuto nella quantificazione degli output e nel monitoraggio periodico un metodo funzionale per organizzare il proprio lavoro conciliando al contempo esigenze personali. L’area di maggior criticità resta comunque quella della quantificazione degli output, segno di una cultura non sufficientemente orientata alla misurazione e alla programmazione.
Bene, dopo questo enorme lavoro sullo smart working, non fate in tempo a validare tutti i progetti di smart working che vi sono arrivati sulla scrivania che c’è da fare il PIAO. Dottoressa Neri, come avete affrontato questo nuovo adempimento, di cui erano disponibili solo delle Linee Guida in bozza?
Come accennavo prima abbiamo cercato di cogliere la logica sottesa a questo nuovo documento, ossia di integrazione orizzontale. Abbiamo dovuto comporlo in tempi strettissimi ed in assenza dei decreti attuativi, quindi abbiamo cercato di costruire una cornice entro la quale collocare i piani già adottati secondo le previgenti disposizioni normative. Con il supporto di Maggioli, siamo partiti dalle linee strategiche di mandato declinate nei documenti di programmazione economico-finanziaria (DUP e PEG), per rappresentare la strategia dell’ente in riferimento ai temi da sviluppare nel PIAO evidenziando i punti di connessione tra i vari piani e gettare le basi per il PIAO 2023: ne è emersa la necessità di una mappatura e revisione dei processi organizzativi a cui collegare ad esempio la mappatura dei rischi corruttivi, la programmazione dei processi di digitalizzazione, la formazione del personale, la quantificazione e qualificazione del fabbisogno dell’ente, ecc.
Quindi il vostro PIAO è stato approvato?
Si, la Giunta Comunale ha approvato il PIAO il 21 giugno scorso.
Prima di Whatsapp quando si voleva un commento breve si chiedeva di stare “in 160 caratteri”. Ora i caratteri sono illimitati ma io vi chiedo comunque di essere sintetiche: potete darci un commento o una valutazione finale su questa esperienza di lavoro.
L’esperienza è stata sicuramente positiva: quanto allo smart working, il progetto con Maggioli ha permesso a tutti i dipendenti coinvolti di riflettere sull’organizzazione del lavoro e in particolare ai Dirigenti di acquisire autonomia per la futura implementazione di accordi di lavoro a distanza con l’attenzione alla misurazione della performance; quanto al PIAO, auspichiamo che il documento approvato nel 2022 trovi continuità nei documenti di programmazione di prossima approvazione per lo sviluppo delle azioni ivi individuate, effettivamente funzionali agli obiettivi strategici del Comune di Forlì.
Alessandra Neri
Dirigente del Servizio Organizzazione e Risorse Umane
Elisa Tagliaferri
Responsabile Posizione Organizzativa dell’Unità Sviluppo Organizzativo